Administratie begraafplaats Assendelft stelt gemeente voor uitdagingen

De gemeente loopt bij de overname van de administratie van de begraafplaats naast de kerk aan de Dorpsstraat 364 in Assendelft tegen meer problemen aan dan was voorzien. Het kerkbestuur van de lokale Protestantse Gemeente heeft haar eigendom op 31 december overgedragen aan Zaanstad en sinds 1 januari 2025 is de naam gewijzigd in algemene begraafplaats Assendelft.

De gemeente voert sindsdien reguliere werkzaamheden uit zoals de administratie en het beheer en onderhoud, bijvoorbeeld aan bomen, groen en paden, net als op de overige gemeentelijke begraafplaatsen. Begrafenissen, het bijzetten van urnen en het verstrooien van as wordt eveneens door de gemeente verzorgd. 'Voordat een bijzetting wordt uitgevoerd, wordt in de komende maanden nog een dubbele controle gedaan of de administratie van een graf helemaal klopt en of de juiste rechthebbende het verzoek doet,' schrijft wethouder Wessel Breunesse aan de raad.

Omissies

In de afgelopen maanden is de administratie van de begraafplaats gecontroleerd en overgezet naar het gemeentelijke systeem. De nabestaanden zijn zoveel mogelijk benaderd met de vraag om hun gegevens te bevestigen. Er komen nu nog reacties binnen die verwerkt worden. Het papieren archief bij de graven wordt ingescand en toegevoegd aan de administratie. 'De vrijwilligers van de kerk hebben hun uiterste best gedaan om de grafrechtenadministratie bij te houden. Bij het harmoniseren van deze administratie zijn desondanks meer problemen ontdekt dan de gemeente bij een eerste beoordeling had ingeschat,' schrijft Breunesse. Dit wordt veroorzaakt doordat:

• Het voor een kerkbestuur niet mogelijk is om de Basisregistratie Personen te raadplegen, en daardoor was het voor de vrijwilligers niet altijd mogelijk om na bijvoorbeeld 20 jaar nog de juiste rechthebbende op te sporen;

• Van veel graven de opdracht tot begraven ontbreekt (waaruit blijkt wie de rechthebbende is) en / of de ondertekende afstandsverklaring ontbreekt (waarmee een rechthebbende aangeeft het grafrecht op te geven); 

• Het ontbrak de vrijwilligers aan een modern systeem zoals Key2begraven, waardoor het bijhouden van de administratie erg intensief en foutgevoelig was.

Dit houdt in dat de administratie niet compleet is en wellicht nog fouten bevat. In de komende weken worden de laatste wijzigingen en verbeteringen aan de administratie doorgevoerd. De gemeente start intussen met het heffen van leges voor grafrecht en onderhoud voor de graven waarvan het grafrecht nog loopt. Gedurende dit jaar worden de rechthebbenden aangeschreven van graven waarvan het grafrecht verloopt in 2025 of 2026.

Werkwijze

Voor een aantal graven is maatwerk nodig en is de gemeente extra zorgvuldig. Als de rechthebbende schriftelijk heeft bevestigd dat het grafrecht wordt opgezegd, dan is de reguliere werkwijze op de gemeentelijke begraafplaatsen dat contact wordt gezocht met eventuele andere nabestaanden en als die ook aangeven dat het grafrecht wordt opgezegd, er wordt overgegaan tot het plaatsen van een bordje bij het graf en tot publicatie van een voornemen tot ruiming.

Na verloop van de wettelijke termijn van maximaal een jaar wordt de grafbedekking verwijderd en gedurende drie maanden bewaard. Daarna wordt het graf opnieuw uitgegeven. Voor de zekerheid is besloten om de grafbedekkingen in Assendelft gedurende anderhalf jaar te bewaren. 'Zelfs als een getekende afstandsverklaring aanwezig is, is namelijk niet altijd inzichtelijk of en hoe er onderzoek is gedaan naar eventuele andere familieleden die het grafrecht zouden willen overnemen.' 

Andere benadering

Wanneer bij graven op de begraafplaats in Assendelft de status niet duidelijk is omdat papieren ontbreken, kiest de gemeente daar voor een andere benadering, waarbij geprobeerd wordt om op basis van de gegevens, nabestaanden te traceren en als dat niet lukt het borsje te plaatsen en tot publicatie van de voorgenomen ruiming over te gaan. volgt het plaatsen van een bordje en publicatie. De grafbedekking blijft dan nog een jaar intact en als dan nog niemand zich heeft gemeld verwijderd en  anderhalf jaar bewaard. Als dan nog steeds niemand zich heeft gemeld, wordt het graf opnieuw uitgegeven.

Het kerkgebouw is verkocht aan de lokale Stichting Cultuurplein 364. Het is voor nabestaanden nu mogelijk om daar een afscheidsruimte te huren en het is de bedoeling van de stichting dat dit na de verkoop van het gebouw zo blijft.