Vergunningverlening evenementen verdient aanpassingen

Het Event Safety Institute heeft on opdracht van het college onderzocht hoe het organisatoren van evenementen gemakkelijker kan worden gemaakt nu landelijke regels en rechterlijke uitspraken steeds meer drempels opwerpen. Steeds meer organisatoren haken af of dreigen dat te doen.

In Zaanstad is genoeg ruimte voor verbetering, stellen de specialisten. De interactie tussen aanvragers van vergunningen en het stadhuis verloopt niet soepel, terwijl juist dat een belangrijk element is wat het betreft het veiligheidsbewustzijn rondom een evenement. De ambtenaren zijn erop gericht om zoveel mogelijk alle risico’s uit te sluiten, waardoor er voor organisatoren geen ruimte is om gezamenlijk tot een analyse te komen waarbij de reëel voorzienbare risico’s in kaart worden gebracht. Terug naar een 'aanvaardbaar niveau' is dan een papieren werkelijkheid om te kunnen voldoen aan datgene dat door de gemeente gevraagd wordt en dat niet altijd overeen komt met de realiteit tijdens de evenementen.

Actievere rol

Ook zou de gemeente een actieve en meer regisserende rol moeten pakken: contact leggen met aanvragers, mogelijke knelpunten samen met hen en met de hulpdiensten identificeren en samen afspraken maken over het proces. Uit de gevoerde gesprekken is de onderzoekers ook gebleken dat in Zaanstad niet het aantal regels tot discussie leidt, maar juist het ontbreken van heldere en duidelijke uitgangspunten van beleid. 'Ons beeld is dat als gevolg van de afwezigheid van een integraal evenementenbeleid, waarin vastgelegd is binnen welke bandbreedte evenementen kunnen en mogen plaatsvinden, alle betrokkenen een eigen invulling geven aan wet- en regelgeving die van toepassing kan zijn op evenementen.' Dit maakt de besluitvorming ondoorzichtig en moeilijk uitlegbaar.

Te weinig menskracht

De twee vergunningverleners die Zaanstad rijk is zijn nog maar kort in functie en zij missen ervaring op een ook nog eens onderbezette afdeling. De ambtenaren valt dat niet te verwijten, maar het draagt niet bij aan een soepel verlopend proces. Aan de andere kant ontberen veel vrijwillige organisatoren de kennis om de vergunningaanvraag op het gewenste niveau in te dienen, aldus de onderzoekers. Los daarvan ontbreekt bij hen ook het begrip voor het waarom van de in hun ogen steeds weer ‘nieuwe eisen’, met als gevolg dat de kwaliteit van de aanvragen 'achterblijft bij hetgeen landelijk gangbaar is' om tot een goede beoordeling te komen.

Wat aan de late kant krijgt Zaanstad het advies om gedurende het feestjaar 2024 extra energie te steken in het opstellen van een gezamenlijke risico-inventarisatie van evenementen en die na afloop ook samen met de organisatoren te evalueren. De vergunningverlener dient alleen eisen te stellen die wettelijk of op basis van beleid gelden en die van belang zijn voor een veilig evenement. Een integraal evenementenbeleid ontwikkelen biedt houvast bij de belangenafweging en biedt alle betrokkenen duidelijkheid over wat kan en mag.

Aanpassen vergunningplicht

Een voorzet om in overweging is volgens het Event Safety Institute om te verkennen of meer activiteiten vergunningsvrij en middels een melding mogelijk kunnen worden. 'Een hogere grens voor vergunningplicht kan lastenverlichtend werken voor organisatoren van kleinschalige initiatieven en kan er daarmee ook aan bijdragen dat er meer focus kan worden gelegd op de B- en C-evenementen. Herzie het huidige subsidiekader op dusdanige wijze dat evenementen die een maatschappelijke waarde voor de gemeente Zaanstad en haar inwoners vertegenwoordigen een ‘streepje’ voor hebben, ongeacht of deze plaatsvinden op een hotspot' en ken deze meerjarig subsidie toe.